Con el fin de obtener buenas prácticas de Gobierno Corporativo, la legislación en materia societaria y los estatutos sociales de las empresas, consagran la obligatoriedad de realizar durante los tres (3) primeros meses del año siguientes al vencimiento del ejercicio fiscal, la Asamblea General Ordinaria de Accionistas o Junta de Socios; con el objetivo de examinar la situación de la sociedad, designar o reelegir los órganos de gobierno, administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social.
Por tanto, les recordamos la necesidad de realizar la adecuada convocatoria a todos los accionistas o socios a dicha reunión, por los medios, forma y tiempos previstos en los estatutos sociales, con el fin de evitar la posible nulidad de las decisiones tomadas en la reunión. De conformidad con la ley se deberá enviar la citación para la Asamblea General de Accionistas cuando menos con quince (15) días hábiles de anticipación, y para las Sociedades por Acciones Simplificadas (S.A.S.) este término será de cinco (5) días hábiles, a menos que los estatutos sociales consagren estipulaciones en contrario, por lo que sugerimos previamente validar el articulado de los estatutos sociales para mayor claridad.
Para proceder con el envío de la convocatoria se requiere:
- La información relativa a la fecha, hora y lugar de la realización de la reunión ordinaria: recordar que para este tipo de reunión debe realizarse solamente en el domicilio principal de la sociedad (Medellín, Itagüí, Envigado, Pereira, Bogotá, etc.).
- El día de la reunión no podrá ser más allá del 31 de marzo de 2022, so pena de que los demás accionistas puedan reunirse por derecho propio el 01 de abril de 2022 a las 10:00 A.M. en el domicilio de la sociedad, según lo consagrado en las normas societarias colombianas.
- Así mismo, se solicita que de una vez se fije la fecha, lugar y hora para la reunión de segunda convocatoria que se lleva a cabo en caso de que no exista el quórum necesario en la primera reunión.
- Cuando se trate de aprobar balances se sugiere indicar a los asociados que tienen a su disposición todos los documentos para el ejercicio del derecho de inspección en cualquier momento en sociedades colectivas, en comandita simple y de responsabilidad limitada, En sociedades anónima y en comandita por acciones, dentro de los quince días hábiles anteriores a la reunión y en el caso de las sociedades por acciones simplificadas tendrán 5 días hábiles anteriores a la reunión.
- La convocatoria a la Asamblea debe ser realizada por quien indique los estatutos, quien generalmente es el representante legal por el medio de envío de comunicación indicado también en los estatutos.
- El orden del día a tratar en dicha Asamblea podría variar atendiendo el tipo de sociedad, favor avisarnos con tiempo para efectos de preparar los informes y documentos necesarios.
En caso de que uno de los accionistas o socios no pueda asistir, este podrá otorgar poder por escrito para que sea representado al interior de la Asamblea, para lo cual se requeriría nombre y cédula de la persona en cuestión; cabe resaltar que salvo los casos de representación legal, los administradores y empleados de la sociedad no podrán representar en las reuniones de la Asamblea o junta de socios acciones distintas de las propias, mientras estén en ejercicio de sus cargos, ni sustituir los poderes que se les confieran. Tampoco podrán votar los balances y cuentas de fin de ejercicio ni las de la liquidación.
Los invitamos a suministrarnos la información necesaria para la elaboración de la convocatoria, con cada uno de los puntos necesarios a tratar en la reunión ordinaria. Así mismo, fijar las pautas para el acompañamiento de LACCO S.A.S. el día de la reunión. Para nuestros clientes permanentes esta gestión se encuentra incluida en la asesoría.
Agradezco confirmación de recepción de la presente información, cualquier tema estamos atentos para colaborarle.
LACCO S.A.S.
Enero de 2022
